Referat fra Generalforsamling i grundejerforeningen Asmusgårdsvej onsdag den 2. marts 2016

Emne:
Ordinær Generalforsamling for Grundejerforeningen Asmusgårdsvej

Dato:
2. marts 2016

Sted:
Lystrup hallens cafeteria

Til stede:

• 12
• 16
• 20
• 28
• 32
• 34
• 38
• 68
• 76
• 102
• 108
• 130

Med flere, i alt ca. 18 deltagere.

Dagsorden:

1. Reglement
2. Valg af dirigent
3. Valg af referent
4. Bestyrelsens beretning
5. Forelæggelse af regnskab
6. Rettidigt indkomne forslag
7. Nabohjælp
8. Teltudlejning
9. Busvejen
10. Videreførelse af udvalg
11. Arbejdsdag
12. Godkendelse af budgetforslag og medlemskontingent for det kommende år
13. Valg:
    • Valg af bestyrelsesmedlemmer (to i lige år og to i ulige år)
    • Valg af kasserer (vælges i ulige år, dvs. ikke i år)
    • Valg af suppleanter til bestyrelsen
    • Valg af en revisor
    • Valg af en revisorsuppleant
14. Eventuelt

Ad1)
Reglement for generalforsamlingen var overholdt, stemmesedler udsendt, og ingen forslag er modtaget.

 

Ad2)
Martin nr. 34 blev valgt.

 

Ad3)
Jens nr. 108 blev valgt.

 

Ad4)

Lars nr. 126 og Michael nr. 134 var blevet forhindret i at deltage grundet arbejde, og Jan nr. 28 orienterede derfor omkring bestyrelsen arbejde siden sidste generalforsamling.
Bestyrelsen har i det forgangne år brugt tid på flg. opgaver:

• Bestyrelsesmøder ca. 2 gange årligt, næste møde ultimo marts
• Drøftelse med kommunen vedr. adgangsvej til Asmusgård
• Birketræ som dræning
• Opdatering af hjemmesiden
• Indsigelse til kommunen vedr. byggeplaner på Asmusgård
• En arbejdsdag
• Kontakt til gartner og snerydder
• Løbende ajourføring af medlemsfortegnelsen
• Udarbejdelse af budgetforslag
• Generalforsamling, indkaldelse og afholdelse samt referat
• Vandløb/søer
• Reparation af veje og stier

Kommende opgaver

• Generel opfølgning på beplantning og veje
• Kontraktfornyelse/prischeck vedrørende græsslåning og pleje af beplantning
• Vintertjeneste, forlængelse af kontrakt
• Opsætning af skilte vedr. Nabohjælp
• Arbejdsdag 28. Maj 2016
• Sociale arrangementer (via festudvalget), Sct. Hans, vejfest og fastelavn
• Generalforsamling 2017

 

Ad5)

Jan nr. 28 gennemgik regnskabet og det blev godkendt, alle har i år betalt til tiden, og nye beboer opfordres til at tilmelde betaling via PBS.

Ellers har der været en ekstraordinær omkostning til jubilæumsfesten på ca. 4.000,- kr. og reparation af sprækker i asfalten ca. 8.000,- kr. og sidstnævnte er gjort i håb om at forlænge levetiden som anbefalet af tidligere medarbejder hos vejdirektoratet, opgaven blev udført af Munck asfalt blandt flere tilbud.

Der blev stillet spørgsmål til pris på græsslåning mm., og derfor en opfordring til bestyrelsen omkring undersøgelse af prinsen i det vi nærmer os en anselig sum årligt.

Vedr. senrydning, blev det nævnt at de store maskiner der anvendes kunne tænkes at ødelægger de små stier, hertil blev det nævnt at man evt. kunne overveje et samlet tilbud for flere foreninger i området hvis der er interesse for dette.

 

Ad6)
Ingen forslag modtaget.

 

Ad7)

Da vi igen ser et stigende antal indbrud i området opfordres alle til at tilmelde sig Nabohjælp som er en gratis service fra det kriminalpræventive råd og Trygfonden, hertil har bestyrelsen ansøgt om skilte og har fået lovning på 2stk. gratis som tænkes opsat ved indkørsel til vores to hovedveje.

Hertil vil det også give mening at opsætte yderlig skilte ved stier efter nærmere aftale med de berørte parceller, og ideer/ønsker til dette modtages gerne.

Der er pt. tilmeldt 39 husstande i vores område, og vi vil selvfølgelig gerne have de sidste med i ordningen for at styrke vores naboskab i foreningen, hertil kan man frit vælge at dele feriekalender, og får automatisk besked (via SMS/e-mail) hvis der er observeret noget mistænkeligt i området mm.

Der er uddelt informationsmateriale til alle i foreningen med en mere detaljeret beskrivelse.., og der henvises også til vores Facebook side som ofte bruges til informationsdeling (se link via foreningens hjemmeside – Kun adgang for beboere!)

 

Ad8)

Grundejerforeningen har i forbindelse med jubilæumsfesten købt et brugt telt på 6×12 meter(72m2, op til 72 sidepladser) til 2.500,- kr. og dette vil selvfølgelig kunne lejes for 500,- kr. som tidligere telte i foreningen.

Det står opbevaret hos Jens nr. 108 og kan leveres tilbage hertil efter udlejning, i øvrigt opfordres man til at følge vores retningslinjer for anvendelsen, se vores hjemmeside og kontakt Jan i nr. 28, hvis man gerne vil leje dette til havefesten el. lign.

Oversigt over tidligere udlejninger

2010 – 3 udlejninger

2011 – 3 udlejninger

2012 – 3 udlejninger

2013 – 0 udlejninger

2014 – 1 udlejning

2015 – 0 udlejninger

 

Ad9)

Brønd ud mod busvejen har været konstateret stoppet, og det er anmeldt på nettet op til flere gange hvorefter der er taget telefonisk kontakt til kommunen.

Meldingen herfra var dog at busvejen er privat/fællesvej og er lodsejerns ejendom, og derfor ansvarlige for vedligeholdelse og drift af vejen.

Denne udmelding var bestyrelsen uforstående, og der blev henvist til lokalplanen som ikke nævner dette, og at dette i øvrigt ikke blev oplyst af sælger ved køb af grunde.

Efter kontakt til PL som har givet os et udkast til en skrivelse har kommunen dog givet efter og påtaget sig ansvaret for busvejen, men det er dog uvist om brønden så er blevet renset.

 

Ad10)

Festudvalget består det næste år af…, og blev genvalgt.

• Jesper nr.12
• Martin nr. 34
• Jens nr. 108
• Brian nr. 124
• Dorthe nr. 134

Skulle der være andre der har interesse så tag blot kontakt til en i festudvalget.

 

Ad11)

Næste arbejdsdag afholdes 28. Maj 2016 kl. 9.30-12.30. og invitation/indkaldelse udsendes på mail.

Opgaverne på denne arbejdsdag er oprydning/beskæring ved søer og vandbassin, kantopretning ved legeplads og generelt fjernelse af ukrudt, hertil oliering af legeplads, bænke mm.

Vi slutter af med sandwich, øl og vand i nr. 134. Bestyrelsen håber at der vil være rigtig mange som vil deltage i disse tre timer.

 

Ad12)

Kontingent for 2016 bliver 3.100,- kr. iht. ønsket reducering af likviditet til omkring 25.000,- som er budgetmålet.

Vejfonden er godt halvvejs og det blev oplyst at vi får ca. 2% i rente, og denne konto er i øvrigt beskyttet mod utilsigtet anvendelse af enkeltpersoner.

Der blev stillet spørgsmål til om kontingentet kunne holdes på et fast niveau, men varierende udgift til vintertjeneste er hovedproblemet, alternativt skal overskydende penge sættes på vejfonten…, men så bliver opsparingen færdig før tid og vi vil derfor kunne få en længere årrække med et markant lavere kontingent.

 

Ad13)

To medlemmer på valg, Lars nr. 126 og Michael nr. 134 blev genvalgt

To bestyrelsessuppleanter, Peter nr. 16 og Brian nr. 124 blev genvalgt

Revisor genvalgt, Erik nr. 20

Revisorsuppleant, Camille nr. 34

Bestyrelsen består det næste år af
Lars (126), Michael (134), Jan (28), Jesper (38), Jesper (12), Peter (16), Brian (124)

 

Ad14)

Der blev fremsat en genereal opfordring til deltagelse i den årlige generalforsamling.