Emne:
Ordinær Generalforsamling

Dato:
14. marts 2007

Sted:
Elsted Beboerhus

Til stede:
12, 16, 18, 20, 22, 26, 28, 34, 38, 48, 56, 58, 68, 76, 84, 88, 90, 94, 96, 106, 108, 110, 112, 118, 120, 124, 126, 128, 130, 134

Referent:
Tina Kofoed Andersen (nr. 90)

Dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Bestyrelsens beretning
4. Forelæggelse af regnskab
5. Orientering om beplantningsplan og overtagelse
6. Orientering omkring Sølvpopler /vestlige afgrænsning af lokalplanområdet
7. Teltudlejning
8. www.asmusgaardsvej.dk
9. Rettidigt indkomne forslag
10. Videreførelse af udvalg
11. Godkendelse af budgetforslag og medlemskontingent for det kommende år
12. Valg
    • A. Valg af bestyrelsesmedlemmer (to i lige år og to i ulige år)
    • B. Valg af kasserer (vælges i ulige år)
    • C. Valg af to suppleanter til bestyrelse
    • D. Valg af en revisor
    • E. Valg af en revisorsuppleant.

Eventuelt.

AD 1)
Brian Hartung (nr.124) blev valgt som dirigent.

AD 2)
Tina Kofoed (nr.90) blev valgt som referent.

AD 3)
Lars startede bestyrelsens beretning med at takke de tre udvalg (legeplads, beplantning og fest) for den indsats de har bidraget med i årets løb, samt Michael (nr. 90) for hans arbejde med udvikling af grundejerforeningens hjemmeside.

Bestyrelsen har i det forgangne år brugt tid på flg. opgaver:

Bestyrelsesmøder
Ca. en gang om måneden

Løste opgaver

• Kommunikation med bl.a. Grundsalgskontoret, Arkitema og Vej&Park som der er blevet brugt meget tid på i forbindelse med færdiggørelse af området og opførelse af områdets legeplads
• Interne beslutningsreferater fra bestyrelsesmøder
• Referat fra generalforsamling
• Dispensation
• Medlemsfortegnelse
• Trækningsret i bank til brug ved opførelse af legeplads
• Budgetforslag
• Indkaldelse til generalforsamling
• Konflikthåndtering

Kommende opgaver

• Færdiggørelse af beplantningsplan
• Overtagelse af området
• Indgå kontrakt omkring snerydning
• Indgå kontrakt omkring græsslåning, herunder pleje af beplantning
• Sociale arrangementer (via festudvalget) Sankt hans, sommerfest, fastelavnsfest
• Generalforsamling

I forbindelse med færdiggørelse af området og inden vi overtager området vil bestyrelsen gerne have besked, hvis I har lagt mærke til mangler og fejl i området. Det kan f.eks. være en skæv lygtepæl, kantsten som hælder for meget m.m. Send en mail til bestyrelsen, med jeres iagttagelser.

Grundejerforeningens kommunikationsformer:

• Via hjemmesiden
• Via E-mail (bestyrelsen@asmusgaardsvej.dk)
• Formanden udtaler sig på bestyrelsens vegne
• Udtaler sig først når der er truffet en endelig beslutning

AD 4)
Jan gennemgik årets regnskab og uddybede de enkelte kategorier. Resultatet i regnskabet var som forventet et underskud. Underskuddet blev på kr. 44.901,58 som følge af etablering af legepladsen.

AD 5)

• Tidsplan samt tegning vedr. beplantning er netop modtaget fra kommunen. Den er opdelt i ni etaper. Se beskrivelse af etaperne samt endelig tegning på hjemmesiden.
• Vejene forventes færdige inden sommerferien
• Beplantning færdig i november

Der er en dialog i gang med kommunen om flg. punkter:

• Sti til Blåbærhaven, denne hører til lokalplanen for boldbanerne, endelig sti afventer denne lokalplan, men der kan måske etableres en grussti.
• Den store sø, som er under naturbeskyttelse, der skal laves en plan før der må udtyndes omkring den.
• Færdiggørelse af vores område. Dialogen med Vej & park er ikke afsluttet endnu. Bestyrelsen vil have dem ud til en gennemgang af området. Derfor en opfordring til alle – send en mail til bestyrelsen med de fejl og mangler som I har observeret. Hjemmesiden vil blive opdateret med en liste, indeholdende de fejl og mangler, som er konstateret i området.

AD 6)
Sølvpoplerne langs med busvejen er til gene for beboerne i nr. 12-26. Træerne er meget aggressive og slår rodskud ind i hæk/græsplæne og er derfor ikke hensigtsmæssige som beplantning i et parcelhuskvarter. Enkelte beboere har haft rettet henvendelse til Natur og Miljø med ønske om at få træerne fældet.
Der er nu blevet nedsat et udvalg bestående af nr. 12, 18, 22 og 36 som skal fortsætte den igangværende dialog med kommunen.

AD 7)
Ved sommerfesten sidste år, blev der indkøbt et festtelt. Det bliver nu muligt for alle at bruge/leje teltet. Den der lejer teltet opbevarer det indtil de næste skal bruge det. Teltet udlejes via kassereren (Jan nr. 28) pris 500,- pr. gang. Lejer har pligt til at kontrollere teltet for fejl og meddele dette til kassereren.

AD 8)
Foreningens hjemmeside www.asmusgaardsvej.dk er nu ved at være færdig. Siden er opdelt i fire hovedpunkter:

• Foreningen
• Bestyrelsen
• Aktiviteter
• Skriv til din nabo

Under hvert punkt gemmer der sig en række underpunkter bl.a.: Vores ordensreglement, vedtægter, billeder fra de sociale arrangementer, nyttige links og meget mere. Der kan endnu findes underpunkter som ikke fungerer optimalt, da hjemmesiden ikke er helt færdigudviklet.
Siden er bestyrelsens primære informationskilde ud til grundejerforeningens medlemmer. Ændringsforslag til hjemmesiden kan sendes til bestyrelsen.

AD 9)
Af rettidigt indkomne forslag – var der kommet to. Første forslag var stillet af bestyrelsen og var et forslag om at have en ”manual” for konflikthåndtering. Bestyrelsen ønsker denne:

• For at medlemmerne får en ensartet behandling ved klagehåndtering uanset hvem der sidder i bestyrelsen.
• Samt for ikke at skabe konflikter, men at hjælpe medlemmerne til at få en dialog i gang, hvis en nabokonflikt er kørt i baglås. Det er således ikke en pligt men et tilbud.

Efter megen debat frem og tilbage om, hvad denne konflikthåndtering skulle gavne, og hvilken ordlyd den skulle have, valgte bestyrelsen at trække forslaget tilbage. I stedet blev der foretaget en vejledende afstemning om, hvor vidt bestyrelsen skulle arbejde videre med en konflikthåndteringsmanual eller ej. 25 stemte for og 21 imod. Bestyrelsen går nu i tænkeboks.

Andet forslag var et forslag om et ordensreglement på legepladsen – stillet af legepladsudvalget. Forslaget udvider grundejerforeningens ordensreglement med seks punkter. Forslaget blev vedtaget.

AD 10)
Festudvalget fik 2 nye medlemmer og udvalget består nu af nr. 12, 34, 90, 108, 112, 124 og 134.
Gadebelysningsudvalget består af nr. 28, 68 og 120
Sølvpopleudvalget består af nr. 12, 18, 22 og 36
Buslommeudvalget består af nr. 28 og 30

AD 11)
Jan gennemgik budget for 2007. I budgettet er der budgetteret med kr. 10.000 til indkøb af 3 borde/bænke sæt til legepladsområdet. Disse vil blive bestilt og opsat i løbet af sommeren.
Det årlige kontingent fortsætter uændret på kr. 2.200 og vil blive opkrævet i april måned.
Budgettet blev godkendt.

AD 12)
Valg af bestyrelsesmedlemmer, Keld og Tina var på valg, de genopstillede begge to og blev valgt.
Valg af kasserer, Jan genopstillede og blev valgt.

Valg af to suppleanter, her stillede Michael i nr. 134 op, han blev valgt. Efter mødet har Bente i nr. 124 stillet op og er valgt ind. Bestyrelsen består således af:

• Formand – Lars (126)
• Næstformand – Tina (90)
• Medlem – Keld (120)
• Medlem – Steen (36)
• Kasserer – Jan (28)
• Suppleant – Michael (134)
• Suppleant – Benthe (124)

Valg af revisor og revisorsuppleant. Erik (20) og Camilla(34) genopstillede begge og blev valgt.

AD 13)
Eventuelt.

• Endnu en gang en opfordring til at hunde føres i snor, og at de ikke bruger vores fælles arealer som toilet.

Med venlig hilsen

Brian Hartung (dirigent)
Lars Vaaben(formand)