Emne:
Ordinær Generalforsamling

Dato:
12. marts 2008

Sted:
Elsted Beboerhus

Til stede:

• 18
• 22
• 24
• 28
• 30
• 32
• 34
• 38
• 52
• 76
• 90
• 92
• 104
• 106
• 108
• 112
• 118
• 120
• 122
• 124
• 126
• 128
• 130
• 134

Referent:
Tina Kofoed Andersen (nr. 90)

Dagsorden:

1. Reglement
2. Valg af dirigent
3. Valg af referent
4. Bestyrelsens beretning
5. Processen omkring færdiggørelsen af kantsten og veje
6. Orientering om overtagelsen
7. Orientering omkring flytning af rutschebane
8. Teltudlejning
9. Forelæggelse af regnskab
10. Rettidigt indkomne forslag
    • a. ændring af vedtægter
11. Udbudsrunde
12. Godkendelse af budgetforslag og medlemskontingent for det kommende år
13. videreførelse af udvalg
14. Valg:
    • a. valg af bestyrelsesmedlemmer (to i lige år og to i ulige år)
    • Valg af kasserer (vælges i ulige år)
    • Valg af to suppleanter til bestyrelsen
    • Valg af en revisor
    • Valg af en revisorsuppleant
15. Eventuelt

Ad1)
Reglement for generalforsamlingen var overholdt

Ad2)
Ole Bjørn nr. 30 blev valgt

Ad3)
Tina nr. 90 blev valgt

Ad4)
Lars startede med at takke de forskellige udvalg.

• Festudvalget for deres 3 årlige engagementer.
• Gruppen som olierede legeredskaberne på legepladsen.
• Sølvpoppeludvalget, som stadig kæmper med at få kommunen i tale ang, de store sølvpopler der er plantet langs med busvejen. Det har indtil nu taget 7 måneder, men de kæmper videre og bliver ved med at rykke for en afklaring.
• Lampeudvalget som forsøgte at overbevise kommunen om, at vores gadelamper er grimme. Desværre er det den nye standard for nye udstykninger.

Bestyrelsen har i det forgangne år brugt tid på flg. opgaver:

Bestyrelsesmøder ca. en gang om måneden

Løste opgaver

Referat af generalforsamling:

• Intern beslutningsreferat
• Kommunikation med bl.a. Grundsalgskontoret, Arkitema, Vej&Park
• Afklaring af skel fastsættelse
• Udbudsrunde, grønne arealer
• Udbudsrunde, vintertjeneste
• Medlemsfortegnelse
• Budgetforslag
• Indkaldelse til generalforsamling

Kommende opgaver

• Færdiggørelse af beplantningsplanen
• Overtagelse af området, forventes før sommerferie. Bestyrelsen modtager stadig gerne henvendelser fra jer, hvis der er ting som skal udbedres inden overtagelsen

Igangsættelse af kontrakt omkring græsslåning, herunder pleje af beplantning

Sociale arrangementer (via udvalg)

• Sct. Hans fest
• Sommerfest
• Fastelavnsfest

Generalforsamling

Ad5)
Jan fortalte om processen vedr. færdiggørelsen. Det har været en lang og sej proces. Bestyrelsen har flere gange påpeget overfor kommunen at kantstenene sad løse men kommunen mente ikke dette var korrekt, dade var  sat efter forskrifterne. Da kommunen endelig blev overbevist, blev alle kantsten gravet fri og fik den rette bagstøbning.

Ad6)
Overtagelse af området rykker tættere på, der mangler dog stadig at blive lavet lidt.

Ved den lille sø mangler der stadigt at blive sået græs og plantet lidt flere træer.

I nogle af bedene mangler der stadig at blive udlagt bark og der mangler stadig enkelte skilte og cykelbom ved busvejen.

Det skal i denne forbindelse også nævnes, at der iflg. Lokalplanen skal være levende hegn langs de grunde som støder op til fællesarealerne. De grundejere der endnu ikke har etableret et sådant hegn opfordres derfor til at gøre det.

Ad7)
En familie havde et stort ønske om at få rutschebanen flyttet da de arbejder hjemme. Bestyrelsen har spurgt de andre beboere om de havde nogle indvendinger, det havde de ikke. Bestyrelsen gav derfor lov til at flytte rutschebanen mod at familien betalte for det. Palisaderne som før afgrænsede sandet ved rutschebanen bliver flyttet, så de udgør et nyt balanceelement.

Ad8)
Vi har 2 store telte som kan lejes for kr. 500,- pr. gang via kassereren. Det ene telt var udlejet en gang sidste år.

Ad9)
Jan gennemgik regnskabet og det blev enstemmigt godkendt

Ad10)
Der var et enkelt forslag stillet af bestyrelsen. Forslaget gik på at lave en vedtægtsændring omkring datoerne for indkaldelse til ordinær generalforsamling. Forslaget blev vedtaget.

Ad11)
Efter at have kontaktet 10 forskellige firmaer er der nu tegnet en etårig kontrakt med Lars Højholt, Spørring. Firmaet skal stå for snerydning.

Til vedligeholdelse af grønne områder og græsslåning er der tegnet kontrakt med Ådelsgård Have og Parkpleje.

Ad12)
Budget for 2009 blev vedtaget

Ad13)
Festudvalget fortsætter med de samme medlemmer som sidste år.

Der blev nedsat et mastudvalg, som vil kigge på problematikken omkring opsættelse af telemast på Asmusgården. Udvalget består af Morten (22), Ole Bjørn (30), Poul (32), Martin (34). Fra bestyrelsen deltager Jan(28)

Ad14)
På valg i år var Lars, Steen og Michael som alle genopstillede og blev valgt.

Benthe genopstillede ikke ogsom ny suppleant blev Robin (38) valgt.

Bestyrelsen består det næste år af

• Formand – Lars (126)
• Næstformand – Tina (90)
• Medlem – Keld (120)
• Medlem – Sten (36)
• Kasserer – Jan (28)
• Suppleant – Michael (134)
• Suppleant – Robin (38)

Til revisorposterne var der genvalg til:

• Erik (20)
• Camilla (34)

Ad15)
Der blev foreslået kolde øl og en bid brød som en hyggelig afslutning på kommende generalforsamlinger.Det arbejder bestyrelsen videre på.

Problemet med hundehømmer på de grønne arealer blev drøftet. Bestyrelsen undersøger mulighederne for opsætning af skilte og beholdere med poser.

Med venlig hilsen

Ole Bjørn (dirigent)
Lars Vaaben (formand)