Emne:
Ordinær Generalforsamling

Dato:
10. marts 2010

Sted:
Elsted Beboerhus

Til stede:

• 12
• 28
• 32
• 34
• 48
• 52
• 56
• 90
• 108
• 112
• 120
• 126
• 134

Referent:
Tina Kofoed Andersen (nr. 90)

Dagsorden:

1. Reglement
2. Valg af dirigent
3. Valg af referent
4. Bestyrelsens beretning
5. Orientering om overtagelsen
6. Teltudlejning
7. Forelæggelse af regnskab
8. Rettidigt indkomne forslag
9. Videreførelse af udvalg
10. Arbejdsdag
11. Hjemmeside
12. Godkendelse af budgetforslag og medlemskontingent for det kommende år
13. Valg
    • Valg af bestyrelsesmedlemmer (to i lige år og to i ulige år)
    • Valg af kasserer (vælges i ulige år)
    • Valg af to suppleanter til bestyrelsen
    • Valg af revisor
    • Valg af revisorsuppleant
14. Eventuelt

Ad1)
Reglement for generalforsamlingen var overholdt.

Ad2)
Søren nr. 48 blev valgt.

Ad3)
Tina nr. 90 blev valgt.

Ad4)
Lars startede med at takke festudvalget for deres 3 årlige arrangementer, og roste sidste års sommerfest, som blev holdt i haven hos Dorthe og Michael i nr. 134. Det var en rigtig god fest og Lars opfordrede flere til at deltage i år. Der kom et forslag til festudvalget om at flytte festen til august måned i stedet for september, da det tit har været koldt om aftenen i september måned.

Derefter blev bestyrelsen præsenteret, og Steen og Michael har valgt at bytte plads da Steen har meget travlt på arbejde. Steen er nu suppleant og Michael medlem af bestyrelsen.

Bestyrelsen har i det forgangne år brugt tid på flg. opgaver:

Bestyrelsesmøder ca. hver anden måned.

Løste opgaver

• Referat af generalforsamling
• Intern beslutningsreferat
• Kommunikation med bl.a. Grundsalgskontoret, Arkitema, Vej&Park
• Løbende kontakt til firmaer, som står for vintertjeneste og vedligeholdelse af grønne områder
• Løbende ajourføring af medlemsfortegnelsen
• Opdateret hjemmesiden
• Budgetforslag
• Indkaldelse til generalforsamling

Kommende opgaver

• Opfølgning på overtagelsen af området.
• Kontraktfornyelse på vintertjeneste samt på vedligeholdelse af grønne områder
• Arbejdsdag 29. maj 2010

Sociale arrangementer (via udvalg)

• Sct. Hans fest
• Sommerfest
• Fastelavnsfest
• Generalforsamling

Ad5)
Grundejerforeningen har fået eget cvr.nr og har nu modtaget de kr. 50.000 som vi skulle i forbindelse med overtagelse af området. Vi har ligeledes fået tinglyst vores skøde på arealerne.

Ad6)
Grundejerforeningen ejer 2 telte på 6×8 meter, disse har dog næsten kun været brugt til den årlige sommerfest. De kan lejes for kr. 500, kontakt Jan i nr. 28, hvis I vil leje et eller begge telte.

Ad7)
Jan gennemgik regnskabet og det blev godkendt.

Ad8)
Ingen indkomne forslag

Ad9)
Alle fra festudvalget har valgt at forsætte og der var ikke flere af de fremmødte som ønskede af deltage. Festudvalget består derfor fortsat af Jesper nr.12, Martin nr. 34, Tina nr. 90, Jens nr. 108, Marianne nr. 112, Brian nr. 124, Dorte nr. 134

Ad 10)
Arbejdsdag holdes i år 29. maj fra kl 9.30- 12.30. Timerne vil blive brugt på at rydde de små søer for dunhammer, fjernelse af ukrudt på stierne samt påfyldning af stenmel på disse og oliere legeredskaberne på legepladsen. Vi håber at der vil være rigtig mange som vil deltage i disse 3 timer.

Ad11)
Hjemmesiden styres nu af Michael i nr 134, og er for nylig blevet gennemgået og opdateret. Michael modtager gerne billeder som kan bruges på siden fra fx. Arbejdsdagen, fastelavn, sommerfest m.m. Der er til hjemmesiden nu også blevet oprettet et forum. Tanken bag forummet er at alle former for information kan udveksles og der kan laves dialog omkring alle emner. Er der således nogle der har nogle tulipanløg i overskud, nogle der mangler en cementblander men vil høre om andre i grundejerforeningen har en til at stå de kan låne, eller nogle der mangler en barnepige kan forummet benyttes til efterlysning af dette. Ud over dette kan andre observationer også skrives – f.eks. hvis der har været ubudne gæster, eller hvis mistænkelige personer eller biler observeres i området. Forummet er oprettet og alle grundejere vil snarest blive oprettet og få tilsendt oplysninger omkring brugernavn og link til forummet.

Ad12)
Kontingent nedsættes lidt, da vi har overskud på kontoen, således at der i 2010 opkræves kr. 2500, i 2011 kr. 2600 og i 2012 kr. 2700. Budgettet blev vedtaget. Jan opfordrer til at alle tilmelder sig- og betaler deres regning via Pbs, det letter hans arbejde med kontingent opkrævning. Næste års kontingentbetaling forfalder 4. april 2010.

Ad13)

På valg i år var Lars, Michael og Steen. Alle 3 genopstillede og blev valgt. Som suppleant havde Jens valgt at stoppe og i stedet blev Peter (16) valgt.

Bestyrelsen består det næste år af

• Formand – Lars (126)
• Næstformand – Tina (90)
• Medlem – Keld (120)
• Medlem – Michael (134)
• Kasserer – Jan (28)
• Suppleant – Steen (36)
• Suppleant – Peter(16)

Til revisorposterne var der genvalg til: Erik (20) Camilla (34)

Ad14)
Under eventuelt blev følgende tre temaer drøftet:

Vedligehold af de grønne områder:
Beboerne langs busvejen har et ønske om at få slået græsset mellem vores område og busvejen. Bestyrelsen undersøger pris hos vores nuværende gartner og hvis prisen herfor er marginalt størrer, vil bestyrelsen foranlede denne slåning, når kommunen har planeret/rodfræset området.

Foreningen har i øjeblikket et plejeniveau som efter gældende termer kaldes ”parkpræg”, dvs. at græsset klippes 16-20 gange om året. Nogle medlemmer mente at plejeniveauet skulle nedsættes, da niveauet var for højt og dermed dyrt. Der var mange holdninger hertil og det var svært at finde en enighed. For at komme videre blev det derfor konkluderet at bestyrelsen tager kontakt til gartneren med henblik på at nedsætte antallet af slåninger Bestyrelsen indhenter tilbud på at få slået græsset 12-14 gange pr. år. Resultatet af denne forespørgsel vil bestyrelsen informere om pr. mail. Hvis besparelsen er større end kr. 100 pr. parcel indkaldes medlemmerne til ekstraordinær generalforsamling med det formål, at medlemmerne skal tage stilling til om man ønsker besparelsen mod at plejeniveauet bliver nedsat.

Vintertjenesten:
Generelt er der tilfredshed med vintertjenesten. Dog er der medlemmer som mener at stien langs søen ikke er vores opgave at rydde, idet stien ejes af kommunen og Lærkehavens beboere også bruger denne sti. Erkendelsen er bare at kommunen IKKE rydder stien. Derfor vil bestyrelsen forsøge at kontakte Ringgården (ejeren af Lærkehaven) med henblik på at dele afholdelsen af udgifterne til snerydning. Desuden vil bestyrelsen undersøge, hvad besparelsen vil være hvis vi ikke længere vil rydde stien langs den store sø.

Kantsten/asfalt:
Kantstensproblematikken er nu ikke længere et afsluttet kapitel, efter at al sneen er smeltet er det blevet synligt flere steder at asfalten slipper ved kantstenene. Jan har kontaktet kommunen herom, men vil meget gerne have at vide hvor i området der er problemer, send mail til bestyrelsen@asmusgaardsvej.dk

Med venlig hilsen

Søren Virkelyst(dirigent)
Lars Vaaben (formand)