Emne:
Ordinær Generalforsamling

Dato:
27. februar 2006

Sted:
Elsted Skole, Kantine

Til stede:

• 10
• 12
• 18
• 24
• 26
• 28
• 32
• 34
• 36
• 38
• 40
• 42
• 48
• 68
• 70
• 90
• 94
• 92
• 96
• 98
• 104
• 106
• 108
• 112
• 118
• 120
• 122
• 124
• 128
• 134

Referent:
Jan Krüger Bodholt (nr. 28)

Agenda :

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Bestyrelsens beretning v/Thomas (118)
4. Forelæggelse af regnskab
5. Beslutning om ændring af vedtægter v/Thomas (118)
6. Drøftelse af ejerforhold vedr. Sø/regnvandsbassin v/Peter (94)
7. Beslutning om placering af legeplads v/Peter (94)
8. Beslutning om valg af materialer ved indkørsel over vejrabatter v/Jan (28)
9. Rettidigt indkomne forslag
10. Godkendelse af budgetforslag og medlemskontingent for det kommende år v/Jan (28)
11. Godkendelse af ordensreglement v/Thomas (118)
12. Eventuelt.

AD 1)
Peter Marker (husstand 94) blev valg som dirigent.

Peter Marker beskrev afstemningsreglerne. Afstemningsreglerne går på simpelt flertal eller 2/3 flertal af de på generalforsamlingen fremmødte, incl. skriftlige stemmer (dvs. ikke ud af samtlige stemmer i ejerforeningen). Der er  afgivet 21 skriftlige stemmer.

AD 2)
Jan Bodholt (husstand 28) blev valg som referent

AD 3)
Thomas bød velkommen og gennemgik bestyrelsens beretning.

Formanden meddelte at bestyrelsen har besluttet at foreningens fremtidige kommunikationsformer er:

1. Hjemmeside
2. E-mail
3. Formanden udtaler sig på bestyrelsens vegne
4. Udtaler sig først når der er truffet en endelig beslutning

Bestyrelsen har siden den stiftende generalforsamling udført følgende opgaver:

1. Bestyrelsesmøder:
   ca. 1 hver måned, afholdt 30. november, 18. januar, 9. februar, 23. februar
   Næste møde, 8. marts
2. Møde med Grundsalgskontoret, 25. januar 2006
3. Skriftlige resultater
   Referat af generalforsamling
   Referater fra bestyrelsesmøder
   Ordensreglement
   Dispensation
   Medlemsfortegnelse
   Bankforbindelse, herunder PBS
   Kommunikation med kommune
   Budgetforslag
   Indkaldelse til generalforsamling
   Konflikthåndtering

De opgaver som bestyrelsen står overfor i den nærmeste fremtid er:

1. Færdiggørelse
   Beplantningsplan
   Overtagelse af området
2. Legeplads
3. Hjemmeside
4. Dispensationssager
5. Indgå kontrakt omkring snerydning
6. Indgå kontrakt omkring græsslåning, herunder pleje af beplantning
7. Sociale arrangementer (via udvalg)
   Sct. Hans Fest
   Vejfest
   Fastelavnsfest
8. Generalforsamling

Foreningen har pt. tre ubebyggede grunde. Bestyrelsen har talt med de tre grundejere. De meddeler, at to af disse grunde (med stor sandsynlighed) vil blive færdigbygget inden udgangen af 2006. Den sidste er mere tvivlende om de når at komme i gang i 2006.

Grundsalgskontoret har anbefalet os, at vente med at overtage området. Fordelen herved er at vedligeholdelse, snerydning vil ske på kommunens regning. Ulempen er, at medlemmerne må vente på at vejearealer, fællesarealer, herunder græsrabat bliver færdiggjort.

Bestyrelsen vil på opfordring fra medlemmerne tage kontakt til grundsalgskontoret for at forespørge, hvorvidt fællesarealerne(græsarealerne, beplantning) kan færdiggøres FØR vejarealerne.

AD 4)
Der aflægges ikke regnskab i år, jf. vedtægterne § 16, stk. 1.

AD 5)
Bestyrelsen har stillet ændringsforslag til vedtægterne.
Baggrunden herfor, at bestyrelsen gerne vil have mere tid til at forberede oplægget til generalforsamling, idet tidsrummet mellem regnskabsaflæggelse og udarbejdelse af budget er stramt.

Nuværende:

1. Ordinær generalforsamling skal afholdes hvert år inden udgangen af februar.
2. Dagsorden og bilag, herunder det reviderede regnskab og indkomne forslag fra medlemmerne, skal udsendes senest 14 dage før. Forslag skal jf. vedtægternes §8, stk. 5 være bestyrelsen i hænde senest 8. februar.
3. Dvs. der er reelt kun 4-5 dage fra fristen for forslag fra medlemmerne til dagsordenen senest skal være udsendt.

Forslag:

1. Bestyrelsen foreslår på baggrund heraf, at vedtægternes §8, stk. 1 ændres til: ”Ordinær generalforsamling afholdes hvert år, inden udgangen af marts, i Lystrup”.

Beslutning om ændring af vedtægterne kræver 2/3 flertal. Ændringsforslaget blev vedtaget.

AD 6)
Peter Marker oplyste, at den lille sø i den nordlige del af området i henhold til lokalplanen er omfattet af Naturbeskyttelseslovens §3. Det betyder, at der kun må foretages ændringer i området, hvis amtet giver tilladelse til det.

Peter Marker orienterede omkring problemstilling med regnvandsbassinet. Som reglerne er nu, så har grundejerforeningen forpligtelsen til vedligeholde den del af bassinet som ligger på fællesarealerne, dvs. cirka 50% af bassinet.

Derfor blev der drøftet på mødet, hvorvidt bestyrelsen skulle forsøge af overdrage vores areal af bassinet til ejerne af de sidste 50%, dvs. Naturforvaltningen.

De tilstedeværende medlemmer gav udtryk for at dette var en god idé, som bestyrelsen derfor vil arbejde videre på.

AD 7)
Bestyrelsen har igangsat en proces omkring etablering af legeplads. Baggrunden herfor er:

1. Samtaleemne ved den stiftende generalforsamling
2. Ca. 56 børnefamilier
3. Dialogen med kommune, omkring bl.a. jordarbejde

Bestyrelsen har derfor fremsat forslag til to mulige placering af legeplads.

Dette gav en konstruktiv debat omkring placering, indhold og økonomi.

Beslutning om anvendelse af fællesarealerne kræver 2/3 flertal.

Ingen af de foreslåede placeringer blev vedtaget.

På baggrund af dette resultat blev det aftalt, at der nedsættes et legepladsudvalg som inden sommer 2006 skal komme med et oplæg til placering samt indhold.

Derudover nedsættes der et beplantningsudvalg. Disse to udvalg skal sammen med bestyrelsen koordinere et samlet løsningsforslag. Medlemmerne i disse to udvalg, se punkt 12.

AD 8)
Materialevalg ved indkørsel fra Kantsten(vej) til skel blev drøftet.

Der er overordnet to mulige materialevalg:

1. Asfalt (kommune betaler belægningen)
2. Belægningsstenen i indkørsel (Parcelhusejer betaler materialer, kommunen betaler arbejdslønnen)

Det var oprindeligt bestyrelsens opfattelse, at kommunen forlangte et ”enten- eller” i forhold til ovenstående valg. Men ved en telefonisk samtale den 27/2-06 med kommunen blev det verificeret, at dette var ikke korrekt.

Kommune er indifferent i forhold til valg.

Kommunen skal blot vide besked, via bestyrelsen, hvilke husstande som ønsker asfalt eller egen belægning. I alle tilfælde vil kommunen betale arbejdslønnen. Dog skal parcelhusejer betale belægningsmaterialet, hvis man ønsker egen belægning.

Beslutning kan træffes med almindeligt flertal. Mange undlod at stemme, hvorfor ingen af de foreslående muligheder blev vedtaget.

Løsningen er derfor, at bestyrelsen tager initiativ til, når tid er, at indsamle oplysninger omkring hvilke valg parcelhusejeren ønsker.

AD 9)
Der ikke afleveret yderligere forslag til punkter på generalforsamlingen.

AD 10)
Budget 2006 blev gennemgået af Jan. De enkelte omkostningskategorier blev uddybet. Bestyrelsen forslag til en samlet kontingentopkrævning 2006 er kr. 2.200 (kr.1.700 kr.  plus a´conto opkrævning på kr. 500).

Budgettet kan vedtages med almindeligt flertal. Budgettet blev vedtaget.

Opkrævningen vil ske ultimo marts 2006.

Husk!
Kontrollér Jeres PBS opkrævning for marts, at Grundejerforeningen Asmusgårdsvej er oprettet.
Hvis ikke den er oprettet vil I modtage et girokort ved næste opkrævning.

AD 11)
Ordensreglementet blev gennemgået.

Beslutning om ordensreglement kræver 2/3 flertal. Ordensreglementet blev vedtaget.

AD 12)
Der var tre punkter under eventuelt.

1. Udvalg
2. Ide til logo/bogmærke
3. Busstoppested

AD A:
Der er nedsat tre udvalg:

1. Beplantningsudvalget består af husstand: 30, 34, 38, 50
2. Legepladsudvalget består af husstand: 12, 28, 36, 98, 124, 108
3. Festudvalget består af husstand: 12, 36, 124

Derudover vil bestyrelsen være repræsenteret ved:

1. Beplantningsudvalget: 28, 126
2. Legepladsudvalget : 94
3. Festudvalget:  90

Medlemmerne fra bestyrelsen vil indkalde til møde snarest.

Legepladsudvalgets formål er:

• Tilgodese alle aldersgrupper
• Motorisk slaraffenland
• Mødested for børn og hele familien
• Fastlæggelse af placering
• Evt. naturlegeplads
• Færdigkøbte redskaber og byg selv
• Skal overholde gældende sikkerhedsregler
• Koordinering med beplantningsudvalget
• Forslag færdiggjort inden 15. maj 2006.

Beplantningsudvalgets formål er:

• Dialog med kommunen omkring beplantningsplan
• Beplantningsvalg
• Udformning
• Koordinering med legepladsudvalg
• Forslag færdiggjort inden 15. maj 2006.

Festudvalgets formål er planlægning af:

• Sankt Hans
• Fastelavn
• Vejfest
• Evt.

AD B:
Gode forslag til foreningens logo/bogmærke modtages gerne!

AD C:
Der blev fremsat ønske om at bestyrelsen undersøger, hvorvidt det vil være muligt at få etableret et busstoppested på busvejen, for enden af cykelstien. Bestyrelsen kontakter Århus Sporveje

Med venlig hilsen

Peter Marker
(Dirigent)

Thomas Tolborg
(Formand)