Emne:
Ekstraordinær Generalforsamling

Dato:
15. juni 2006

Sted:
Elsted Forsamlingshus

Til stede:

• 12
• 28
• 32
• 36
• 38
• 58
• 76
• 90
• 94
• 98
• 104
• 112
• 122
• 124
• 126

(I alt 15 fremmødte)

Afgivet stemmer:
14 husstande

Referent:
Jan Krüger Bodholt (nr. 28)

Agenda:

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Orientering om ny konstituering af bestyrelsen v/Lars(126)
4. Beslutning om ændring af vedtægterne (rykkergebyr ved manglende betaling) v/Jan(28)
5. Orientering om ejerforhold vedrørende sø/regnvandsbassin v/Lars
6. Bemyndigelse til bestyrelsen til godkendelse af beplantningsplan v/ v/Lars(126)
   A. Beslutning om placering af legeplads v/Tina (98)
   B. Etablering af legeplads v/Tina (98)
   C. Finansiering af legeplads v/Tina (98)
7. Orientering om lokalplan 771, nyt boligområde nord for Asmusgårdsvej v/Peter (94)
8. Eventuelt

AD 1)
Peter Marker (husstand 94) blev valg som dirigent.

Peter Marker beskrev afstemningsreglerne. Afstemningsreglerne går på simpelt flertal eller 2/3 flertal af de på generalforsamlingen fremmødte, incl. skriftlige stemmer (dvs. ikke ud af samtlige stemmer i ejerforeningen). Der er afgivet 28 skriftlige stemmer.

AD 2)
Jan Bodholt (husstand 28) blev valg som referent

AD 3)
Lars bød velkommen og orienterede omkring den nye konstituering af bestyrelsen.

Thomas (118) – der hidtil har været formand for grundejerforeningen – flytter ca. 1. august 2006.

Ny formand er Lars (126), og Tina (90) fortsætter som næstformand.

Steen (36) indtrådt som 1. suppleant.

AD 4)
I forbindelse med kontingent opkrævning har Jan brugt ekstraordinær tid på at opkræve kontingent fra medlemmer som ikke har betalt til tiden.

Derfor har bestyrelsen fremsat et forslag omkring den fremtidige rykkerprocedure i foreningen. I forhold til foreningens vedtægt §6, stk. 8 har bestyrelsen ønsket følgende ordlyd: (fed skrift er ny passus)

”Sker betaling ikke rettidigt, sendes en rykkerskrivelse fra bestyrelsen, hvor der pålægges et rykkergebyr på 100 kr. Er et medlem mere end 1 måned i restance til foreningen, kan det pågældende beløb (ind)drives ad retlig vej, efter at der forinden er givet medlemmet skriftlig påmindelse om at betale inden 8 dage”.

Alle omkostninger i forbindelse med inddrivelsen betales jf. §6, stk. 9 af vedkommende restant, der endvidere skal betale et administrationstillæg for restancen, svarende til ¼ af årskontingentet (p.t. svarende til 550 kr.).

Beslutning om ændring af vedtægterne kræver 2/3 flertal. Ændringsforslaget blev vedtaget.

AD 5)
Lars orienterede medlemmerne om ejerforhold vedrørende sø/regnvandsbassin.

Bestyrelsen har forespurgt om forvaltningen ville overtage vores del/forpligtelser omkring regnvandbassinet, idet bassinet ejerskabet er delt mellem grundejerforeningen og forvaltningen.

Forvaltningen har blankt afvist dette tilbud, hvorfor bestyrelsen vil arbejde på en afklaring omkring, hvorledes den praktiske oprensning af søen vil foregå.

AD 6)
Lars orienterede medlemmerne omkring kommunens igangværende proces omkring beplantningsudvalgets beplantningsforslag.

Status fra forvaltningen er pt., at vores forslag bliver modificeret. Vi kender ikke begrundelserne/ændringerne, men bestyrelsen afventer en ny beplantningsskitse fra kommunen.

For at opnå en mere smidig arbejdsproces samt et reelt forhandlingsmandat har bestyrelsen stillet forslag omkring:

Bestyrelsen bemyndiges til endeligt at godkende beplantningsplanen på vegne af grundejerforeningen, efter forudgående skriftlig høring af medlemmerne.

Beslutning om bemyndigelse til bestyrelsen vedr. anvendelse af fællesarealerne kræver 2/3 flertal. Forslaget blev vedtaget

Medlemmerne opfordres til at kontakte bestyrelsen, hvis man har et ønske om at deltage arbejdet med beplantningsplanen.

Det skal bemærkes, at bestyrelsen har bemyndigelse til at godkende planen “efter forudgående skriftlig høring af medlemmerne”.

AD 7A) – Placering
Tina fra udvalget orienterede omkring placeringen af legepladsen.
Legepladsudvalget oplæg er en placering i den sydlige ende af fællesarealerne.

Efter en nøje gennemgang blev forslaget sendt til afstemning.

Beslutning om ændring af vedtægterne kræver 2/3 flertal. Ændringsforslaget blev vedtaget.

AD 7B) – Etablering
På den ordinære generalforsamling blev det vedtaget at der skulle etableres en legeplads.

Tina orienterede de tilstedeværende medlemmer omkring udformningen af legepladsen, herunder deres bevægelsesgrunde for valg af leverandør/redskaber.

Forslaget fra legepladsudvalget betyder en budgetoverskridelse på 30.000 kr.  i forhold til det oprindelige budget for etablering af legeplads.

Beslutning kræver simpelt flertal. Ændringsforslaget blev vedtaget.

AD 7C) – Finansiering
Idet punkt 7B blev vedtaget har grundejerforeningen et potentielt likviditetsbehov på omkring 90.000 kr. indtil opkrævning af kontingent for 2007.

Bestyrelsen har derfor indstillet, at der etableres en kassekredit hos Djurslands bank, så der undgås ekstra opkrævning af grundejerforeningsbidrag i 2006. Ren­teudgifterne vil kunne afholdes indenfor driftsbudgettet.

Beslutning kræver simpelt flertal. Ændringsforslaget blev vedtaget.

Dermed er beslutningsprocessen omkring legepladsen endelig. Derfor vil bestyrelsen sammen med legepladsudvalget snarest påbegynde næste step i forbindelse med etablering af legeplads i efteråret 2006.

AD 8)
Peter Marker orienterede kort omkring lokalplan 771.

AD 9)

Husk!

Sommerfest den 9/9.

 

Med venlig hilsen

Peter Marker
(Dirigent)

Lars Vaaben
(Formand)